Estados Unidos es parte del Convenio de La Haya, por lo que sus documentos públicos se legalizan con apostilla. La particularidad es que no existe una oficina central: la autoridad competente depende del tipo de documento y del estado que lo emite. Conocer esta división evita enviar el documento a la oficina equivocada y perder semanas.
Documentos estatales: Secretary of State
Los documentos expedidos por un estado o por sus condados, como certificados de nacimiento, matrimonio y defunción, antecedentes estatales o sentencias de tribunales estatales, los apostilla normalmente la oficina del Secretary of State del estado correspondiente. Antes puede hacer falta obtener una copia certificada y, en algunos estados, la certificación del condado o del registro de estadísticas vitales.
Documentos federales: Departamento de Estado
Los documentos emitidos por organismos federales los apostilla el Departamento de Estado de Estados Unidos, a través de su oficina de autenticaciones. Es el caso, por ejemplo, del informe de antecedentes del FBI (Identity History Summary), de documentos de tribunales federales o de determinados certificados de agencias federales.
Documentos notariales y títulos académicos
- Documentos notarizados (poderes, declaraciones juradas): los apostilla el Secretary of State del estado donde el notario tiene su comisión.
- Títulos y expedientes académicos: suelen requerir primero una certificación notarial o una copia certificada del registrador de la universidad, y después la apostilla del Secretary of State. Las universidades tienen sus propios procedimientos.
- Documentos médicos: normalmente se notarizan o se certifican por un organismo estatal antes de la apostilla.
Plazos y formato
Los plazos y las tasas varían mucho de un estado a otro, y algunos ofrecen apostilla electrónica. Comprueba en la web del Secretary of State correspondiente qué formato se acepta y cuánto tarda. Una apostilla electrónica puede no ser aceptada por todos los organismos españoles; pregunta antes.
Qué ocurre con la traducción
Primero se apostilla el documento en origen y después se traduce al castellano con traducción jurada, incluyendo la apostilla. El orden inverso obligaría a repetir la traducción. Si necesitas ayuda para comprobar los pasos de tu caso, escríbenos con el tipo de documento y el estado.
Errores frecuentes
- Enviar un documento federal al Secretary of State.
- Apostillar una fotocopia simple en lugar de una copia certificada.
- Utilizar la apostilla del estado donde vives, en lugar del estado que emitió el documento.
- Traducir antes de apostillar.
Preguntas frecuentes
¿Dónde apostillo mi certificado de nacimiento de EE. UU.?
En la oficina del Secretary of State del estado que lo emitió, normalmente con una copia certificada reciente.
¿Y el informe de antecedentes del FBI?
Es un documento federal. Se apostilla en el Departamento de Estado de Estados Unidos.
¿La apostilla se traduce?
Sí. La traducción jurada incluye la apostilla, con sus datos y sellos.
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