Qué es la apostilla
La apostilla es un sello o certificado internacional que acredita la autenticidad de la firma, la condición del firmante y, en su caso, el sello de un documento público, para que surta efectos en otro país firmante del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961. Es una forma simplificada de legalización: con una sola apostilla, el documento es válido en los demás países del convenio sin necesidad de pasar por embajadas o consulados.
La apostilla no certifica el contenido del documento, solo la autenticidad de su origen. Y el orden importa: primero se apostilla y después se traduce.
Qué documentos se pueden apostillar
Solo los documentos públicos: administrativos, judiciales y notariales. Algunos ejemplos:
- Certificados de nacimiento, matrimonio y defunción del Registro Civil.
- Certificado de antecedentes penales.
- Sentencias y resoluciones judiciales.
- Escrituras, poderes y actas notariales.
- Títulos académicos y certificaciones de estudios (con los trámites previos que correspondan).
- Certificados de la Agencia Tributaria o de la Seguridad Social.
No se pueden apostillar documentos privados (por ejemplo, un contrato entre particulares) salvo que un notario los eleve a documento público. Tampoco se apostillan los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares ni los documentos administrativos relacionados con operaciones mercantiles o aduaneras.
Algunos documentos están exentos de apostilla y legalización por normas de la UE o por convenios bilaterales, así que antes de iniciar el trámite comprueba si tu documento y tu país de destino la exigen. Un ejemplo son muchos certificados entre Estados miembros de la UE, como explicamos en traducción jurada para Italia.
Dónde se apostilla en España
La apostilla la pone la autoridad del país que emitió el documento: un documento español se apostilla en España. Según el tipo de documento, es competente:
- Documentos administrativos y judiciales (incluidos los del Registro Civil): la Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia, en Madrid, y las gerencias territoriales y oficinas del Ministerio; en el caso de documentos judiciales, también las secretarías de gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia.
- Documentos notariales: el Colegio Notarial que corresponda.
- Documentos de la Audiencia Nacional o del Tribunal Supremo: la secretaría de gobierno del tribunal.
Presencial, por correo o en línea
- Presencial: acudes con el documento original al organismo competente.
- Por correo postal: puedes enviar el documento original junto con la solicitud al Ministerio de Justicia. Algunos documentos, como los de determinadas administraciones o registros, requieren un reconocimiento previo de firma.
- En línea: la apostilla electrónica solo es posible para determinados certificados firmados electrónicamente, como el de antecedentes penales, el de delitos de naturaleza sexual, el de últimas voluntades, el de seguros con cobertura de fallecimiento o los del Registro Civil con código seguro de verificación. Se tramita en la sede electrónica del Ministerio de Justicia, con certificado digital o Cl@ve. Si tu documento tiene firma manuscrita y sello en tinta, necesitas el trámite presencial o postal.
Plazos y coste
Los plazos dependen de cada organismo y de la época del año. Como orientación, los documentos notariales suelen apostillarse en pocos días hábiles, mientras que en los tribunales puede tardarse una o dos semanas. Pregunta siempre el plazo vigente en el organismo elegido.
En cuanto al coste, la información oficial del Ministerio de Justicia indica que el trámite de apostilla ante la Administración no lleva tasa, aunque conviene comprobarlo en el momento de solicitarlo. Las gestorías y los servicios intermediarios sí cobran por su gestión.
Cómo comprobar una apostilla
Las apostillas electrónicas pueden verificarse en el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia, que permite comprobar su validez con el número de apostilla. Es útil si te piden verificarla o si un organismo extranjero duda de su autenticidad.
¿Y si el país de destino no es parte del Convenio de La Haya?
Entonces no vale la apostilla: hace falta la legalización por vía diplomática, que suele pasar por el Ministerio de Justicia, el Ministerio de Asuntos Exteriores y el consulado del país de destino. El procedimiento es más largo. Consulta con el consulado de ese país cuáles son sus requisitos.
¿Y después, la traducción?
Una vez apostillado el documento, comprueba con la autoridad del país de destino si exige traducción y de qué tipo. Nosotros hacemos la traducción jurada en más de 25 idiomas, incluido el texto de la apostilla. Si el destino es un país donde no basta una traducción española, puede que además pidan legalizar la firma del traductor.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta apostillar un documento en España?
Según la información oficial del Ministerio de Justicia, el trámite de apostilla ante la Administración no lleva tasa. Las gestorías cobran por intermediar. Comprueba el dato en el momento de solicitarlo.
¿Se puede apostillar online?
Solo algunos certificados firmados electrónicamente, como el de antecedentes penales o los del Registro Civil con código seguro de verificación.
¿Hay que apostillar antes o después de traducir?
Primero se apostilla el original y después se traduce, incluyendo el texto de la apostilla en la traducción.
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