Reglamento (UE) 2016/1191. Qué documentos de la UE no necesitan apostilla ni legalización
Los países de la UE son todos parte del Convenio de La Haya y, aun así, muchos de sus documentos no necesitan apostilla. La razón es un reglamento europeo. Aquí tienes su número, su fecha, qué documentos cubre, cuáles no y cómo funciona en la práctica.
Última actualización: octubre de 2026
Base legal
La norma es el Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, relativo a la promoción de la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.º 1024/2012. Se publicó en el Diario Oficial de la Unión Europea L 200, de 26 de julio de 2016, entró en vigor el 15 de agosto de 2016 y es aplicable desde el 16 de febrero de 2019.
Al ser un reglamento, es obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en España y en el resto de Estados miembros, sin necesidad de ley de transposición. Puedes consultar el texto oficial en EUR-Lex.
Qué dice, en una frase
Su artículo 4 establece que los documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro, y sus copias certificadas, quedan exentos de legalización y de cualquier formalidad similar, incluida la apostilla, cuando se presentan ante las autoridades de otro Estado miembro.
Documentos que cubre (artículo 2)
El reglamento solo se aplica a los documentos públicos que acreditan alguno de estos hechos:
- Nacimiento y existencia con vida.
- Defunción.
- Nombre.
- Matrimonio, capacidad para contraer matrimonio y estado civil.
- Divorcio, separación judicial o anulación del matrimonio.
- Unión registrada, capacidad para contraerla y su estado.
- Filiación y adopción.
- Domicilio o residencia.
- Nacionalidad.
- Ausencia de antecedentes penales, siempre que el documento se expida a un ciudadano de la UE por las autoridades de su Estado miembro de nacionalidad.
Documentos que no cubre
- Títulos universitarios, diplomas y certificados de notas.
- Certificados médicos, bancarios o fiscales, vida laboral y contratos.
- Documentos expedidos por países que no son de la UE, como el Reino Unido, Suiza o Noruega.
- Los efectos del documento: el reglamento solo se ocupa de la autenticidad. Que el contenido o los efectos se reconozcan depende de la ley del país que lo recibe.
- Los antecedentes penales de quien no es nacional del Estado que los expide.
Copias y traducciones
El reglamento también simplifica las copias certificadas y las traducciones. Los organismos no pueden exigir siempre una copia certificada: basta una copia fiel si el original está disponible o se acepta. Y una traducción hecha por una persona cualificada según la ley de cualquier Estado miembro debe aceptarse, por lo que una traducción jurada española es válida en toda la UE.
Formularios plurilingües estándar
Para evitar la traducción, el reglamento crea formularios plurilingües estándar, que se piden a la autoridad que expide el documento y se adjuntan a él. Existen para 11 materias: nacimiento, existencia con vida, defunción, matrimonio, capacidad para contraer matrimonio, estado civil, unión registrada, capacidad para contraerla, estado de la unión registrada, domicilio o residencia y ausencia de antecedentes penales.
Los formularios son optativos y no tienen valor autónomo: son una ayuda a la traducción. Cuando el documento va acompañado del formulario, la autoridad receptora solo puede exigir traducción en circunstancias excepcionales. No todos los Estados emiten todos los formularios.
Dudas sobre la autenticidad
Si la autoridad que recibe el documento tiene dudas razonables sobre su autenticidad, no puede rechazarlo sin más: debe comprobarlo a través del sistema de información del mercado interior (IMI), que permite consultar al Estado de origen (artículo 14). Si la autenticidad no se confirma, no hay obligación de tramitarlo.
En la práctica, qué hacer
La exención es la regla, pero algunos organismos todavía piden la apostilla. Sigue este orden:
- Comprueba que tu documento está en la lista del artículo 2 y que es de un país de la UE.
- Pide a la autoridad que lo expide el formulario plurilingüe, si existe para ese documento.
- Pregunta al organismo que lo recibe si acepta el documento sin apostilla. Si lo exige, apostíllalo en el país de emisión antes de traducir.
- Traduce con traducción jurada si no presentas el formulario o el organismo lo exige.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el número y el año del reglamento?
Reglamento (UE) 2016/1191, de 6 de julio de 2016, aplicable desde el 16 de febrero de 2019.
¿Un título universitario de un país de la UE necesita apostilla?
Sí. Los títulos no figuran entre los documentos del artículo 2, así que se aplica el Convenio de La Haya.
¿Y los documentos del Reino Unido?
El Reino Unido ya no es miembro de la UE, así que el reglamento no se aplica: deben apostillarse.
¿Es obligatorio el formulario plurilingüe?
No, es optativo. Solo sirve como ayuda a la traducción.
¿Por qué algunos organismos piden la apostilla igualmente?
Porque aplican criterios propios o desconocen el reglamento. Si insisten, apostilla el documento en el país de origen.
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Información orientativa basada en los requisitos habituales. Los organismos pueden pedir documentos adicionales o cambiar plazos: confirma siempre la lista final en la sede oficial de tu trámite.